KI in der Steuerkanzlei: Der “European AI Act”
Alle Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln, betreiben oder nutzen, sind von dieser Regelung betroffen.
Inhaltsverzeichnis
Teil 8 unserer Serie über die Möglichkeiten und Herausforderungen, die der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Ihrer Steuerkanzlei mit sich bringt. Alle Kanzleien, die KI-Systeme betreiben oder nutzen, sind von diesem Gesetz betroffen. Ein guter Grund, sich das genauer anzuschauen und zu lernen, was in einem Zweifelsfall zu tun ist. Alle anderen Teile unserer Serie finden Sie unten im Artikel verlinkt - wir freuen uns über Ihr Feedback, gerne auf LinkedIn.
European AI Act: Gesetz zur Regulierung von KI in der Europäischen Union
Bereits seit dem Sommer 2024 ist der “European AI Act” in Kraft beziehungweise wird gestaffelt umgesetzt. Spätestens seit Sanktionen möglich sind – seit August 2025 – sollten sich Kanzleien dringend mit den Compliance-Anforderungen durch den AI Act auseinandergesetzt haben und sich auch damit beschäftigen, welche Probleme es gegebenenfalls zu lösen gilt.
Betroffen sind alle Unternehen, die KI-Systeme entwickeln, betreiben oder nutzen. Die Regulierung ist risikobasiert und definiert verschiedene Risiko-Kategorien:
- Unannehmbares Risiko: Solche KI-Systeme werden verboten
- Hohes Risiko: Strenge Auflagen für Entwicklung und Nutzung für kritische Anwendungen
- Geringes Risiko: Transparenzanforderungen und Verhaltensregeln
Wichtig ist die Integration in Unternehmensprozesse die Anforderungen des AI Acts sollten eingehalten, dabei aber möglichst nahtlos in bestehende Qualitätsmanagement- und Risikomanagementprozesse integriert werden, um hohe Bußgelder und andere negative Konsequenzen zu vermeiden Das gehört übrigens auch zu den Anforderungen.
Voraussetzungen für die Einhaltung des AI Acts:
Selbstzertifizierung: Einige KI-Anwendungen fallen unter die Anforderung der Selbstzertifizierung, bei der Unternehmen nachweisen müssen, dass ihre KI-Systeme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen (z.B. Risikomanagement, Daten-Governance, Transparenz).
Umsetzungsplan: Ein nachvollziehbarer klarer Plan zur Anpassung von Produkten, Dienstleistungen und internen Prozessen an die neuen KI-Vorschriften.
Berufung AI Compliance Officer: Empfehlung zur Ernennung einer Person oder eines Teams, der/das für die Einhaltung der KI-Regulierung verantwortlich ist.
KI-Kompetenz-Aufbau: Investition in die Schulung von Mitarbeitern und die Entwicklung von internem Fachwissen betreffend KI-Regulierung und ethischer KI-Entwicklung.
KI-Datenschutzfolgenabschätzung: Durchführung von Analysen zur Bewertung von Auswirkungen der KI-Systeme auf Datenschutz und Privatsphäre.
Integration in Unternehmensprozesse: Sicherstellung, dass die Anforderungen des AI Acts nahtlos in bestehende Qualitätsmanagement- und Risikomanagementprozesse integriert werden.
Warum sind Steuerkanzleien vom AI Act betroffen?
Der AI Act betrifft Kanzleien immer dann, wenn KI-Chatbots im Einsatz sind, Übersetzungssoftware oder Entwurfshilfen genutzt werden, generative Bild-Text-Erstellung im Marketing genutzt wird oder Speech-to-Text in Meetings eingesetzt wird oder die KI “mitschreibt”/transkribiert.
Kredit-/Bonitätsbewertung als externes Scoring-Tool, Bewerbungs-Screenings, Dokumentenklassifikation wie das automatische Zuordnen von Eingangsrechnungen und Lieferscheine und viele Anwendungen mehr kommen heute so selbstverständlich zum Einsatz, dass oft gar nicht darüber nachgedacht wird, welche komplexen Systeme und gesetzlichen Anforderungen dahinterstehen.
Was ist ein Anbieter, was ein Betreiber?
Anbieter entwickeln oder lassen entwickeln, bringen KI-Systeme in Verkehr unter eigenem Namen oder eigener Handelsmarke. Betreiber verwenden ein KI-System in eigener Verantwortung in persönlicher Tätigkeit und auch im beruflichen Kontext. Wichtig: Bei erheblicher Veränderung des KI-Systems zum Beispiel durch eigenes Branding kann ein Betreiber zum Anbieter werden, was dann erheblich höhere Compliance-Anforderungen nach sich zieht.
Einen “AI Compliance Officer” zu berufen ist nicht verpflichtend, sondern wird nur empfohlen. Es ist aber grundsätzlich eine sehr gute Idee, wenn es jemanden gibt, bei dem oder der alle Fäden und Entscheidungen zusammenlaufen, idealerweise auch auf Führungsebene angesiedelt. Auch als externe Dienstleistung möglich, da es sich um eine Person handeln muss, die Verständnis von KI-Systemen und -Prozessen hat, sich gut mit dem Al Act auskennt und Erfahrung im Compliance-Management mitbringt. Kommunikative Kompetenz ist ebenfalls wesentlich, um die Regelungen wirksam umzusetzen.
„.... kann KI je nach den Umständen ihrer konkreten Anwendung und Nutzung sowie der technologischen Entwicklungsstufe Risiken mit sich bringen und öffentliche Interessen und grundlegende Rechte schädigen, die durch das Unionsrecht geschützt sind. Ein solcher Schaden kann materieller oder immaterieller Art sein, einschließlich physischer, psychischer, gesellschaftlicher oder wirtschaftlicher Schäden. (...)
Angesichts der großen Auswirkungen, die KI auf die Gesellschaft haben kann, und der Notwendigkeit, Vertrauen aufzubauen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass KI und ihr Regulierungsrahmen im Einklang mit den in Artikel 2 des Vertrags über die Europäische Union (EUV) verankerten Werten der Union, den in den Verträgen und, nach Artikel 6 EUV, der Charta verankerten Grundrechten und -freiheiten entwickelt werden.“
Praxisleitfaden, Checkliste, Whitepaper, Best Practices …
Ob Sie externe Unterstützung in Ihrer Kanzlei benötigen, kommt auf Ihre Einzelfälle an. Fest steht: So ziemlich jeder Anbieter von KI-Systemen bietet Umsetzungstipps an, die Suchmaschinen laufen über mit kompakten Einstiegshilfen und Webinaren, die mit wenigen Klicks zu finden sind und eine gute Orientierung bieten (Sie sollten sich aber mehrere anschauen, denn am Ende will jede und jeder mit den Infos verkaufen und setzt entsprechende Schwerpunkte).
Ein sinnvoller erster Schritt besteht darin, die Systeme mit hohen Risiken und Transparenzanforderungen zu prüfen, ob alle Anforderungen bekannt sind und transparent dokumentiert wurden, nachdem Sie sich auf eine verantwortliche Person geeinigt haben. Viel Erfolg!
Die Serie: KI in der Steuerkanzlei
Teil 1: Effizienz und das Ende der Belegstapel
Teil 2: Optimal unterstützte Kanzleiführung
Teil 3: Marketing und Mandantenkommunikation
Teil 4: Beratung, Fehlervermeidung und Strategie
Teil 5: Faktor Mensch: Worauf es wirklich ankommt
Teil 6: KI in der Kanzlei: Human in the Loop
Teil 7: Künstliche Intelligenz und Ethik
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